Kommunizieren gegen explodierende Kosten

Insbesondere der Mittelstand steht unter hohem Kostendruck – effizienteres Arbeiten wirkt dem entgegen. Das ist leicht gesagt, aber oftmals gar nicht so einfach umsetzbar. Während einerseits jahrelang eingeschliffene Arbeitsabläufe auf den Prüfstand kommen, sind andererseits ITK-Verantwortliche gefordert, die Zusammenarbeit durch eine optimierte, technische Basis zu unterstützen.

Geht es ganz konkret um die Einführung von Unified Communications und Collaboration-Technologien, so gilt es eine Vielzahl von Faktoren im Blick zu halten. Doch welche Stellschrauben im Bereich der Kommunikation in Unternehmen müssen gedreht werden? Welche UCC-Produkte und -Lösungen entsprechen dem Bedarf und wo ist lediglich der (Verkaufs-)wunsch einzelner Hersteller der Vater des Gedanken?

Die in diesem Frühjahr veröffentlichte Studie „UCC-Strategien 2012“  von Pierre Audoin Consultants/Berlecon Research gibt hierüber Aufschluss. Ziel der Befragung von 150 ITK-Verantwortlichen aus Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern war es, mehr Details zu den UCC-Anforderungen, Strategien und deren Umsetzung in deutschen Unternehmen zu erfahren.

Die umfangreiche Untersuchung beleuchtet das gesamte Unified Communications & Collaboration-Spektrum. Besonders interessant für unser alltägliches Arbeitsleben erscheint mir allerdings der Punkt Mobilität. So nennen Unternehmen aller Größenordnungen befragt nach den Anforderungen an eine moderne Kommunikationslösung sehr häufig die Einbeziehung und Unterstützung mobiler Technologien. Das liegt auf der Hand: Mobile Endgeräte sind längst fester Bestandteil des Geschäftsalltags.

Smartphones und Tablet-Computer haben innerhalb weniger Jahre unser Nutzerverhalten enorm verändert. Es wird weitaus mehr als früher mobil gearbeitet. Der kommunikative Austausch der Mitarbeiter im Büro mit den mobilen Kollegen erfolgt heute viel regelmäßiger als noch vor wenigen Jahren. Dabei wird längst nicht mehr „nur“ telefoniert: Mit dem Siegeszug von iPhone, iPad & Co. haben auch andere mobile Technologien wie Chat, Webconferencing & Video rasant an Bedeutung gewonnen. So kann effizienter gearbeitet werden und so manches Unternehmen kann beispielsweise teure Dienstreisen reduzieren.

Zwar sind Web- und Videokonferenzen gewissermaßen ein alter Hut – schon seit mehr als einem Jahrzehnt werden vor allem in Großunternehmen solche Lösungen eingesetzt. Doch diese so genannten Boardroom-Lösungen verschlingen nicht selten fünf- bis sechsstelligen Investitionssummen, was die ITK-Budgets mittelständischer Unternehmen meist übersteigt. Seit dem unbestreitbaren Erfolg softwarebasierter Technologien wie Skype oder vergleichbarer Applikationen haben wir uns allerdings daran gewöhnt, dass man Sprach-, Daten- und Video-Informationen auch ohne sehr großen Aufwand nutzen kann – und zwar überall: Smartphones, Tablets, Ultrabooks und – im Zusammenspiel mit den Computern - leistungsfähige Mobilfunknetze machen mobiles Arbeiten heute wahnsinnig einfach und komfortabel!

Doch während wir bei der rein privaten Nutzung sicherlich ohne Bauchschmerzen kostenlos nutzbare Programme einsetzen können, sollten wir im professionellen Umfeld Abstand davon nehmen. Kostenlose Apps für Web- und Videoconferencing stellen aus meiner Sicht stets einen Kompromiss dar. Für professionelle Anwender steht nicht „umsonst“ oder „billig“ im Vordergrund, denn „billig“ kann am Ende für die Firma ganz schön teuer werden. Laut PAC/Berlecon steht bei mittleren und großen Unternehmen an oberster Stelle die Möglichkeit der Integration in bestehende ITK-Landschaften. Als zweitwichtigster Faktor werden eine hohe Sprachqualität und gute Akustik genannt: 54 Prozent der befragten Unternehmen bezeichnen das als „Must-have“. Für 47 Prozent der Befragten stehen die Unterstützung mobiler Endgeräte und Anwendungen ganz vorne.

Gefragt sind hier folglich Lösungen, die einerseits eine hohe Qualität bei der Hardware bieten und andererseits auf offenen Standards wie etwa SIP basieren. Dies vereinfacht die Integrierbarkeit von UCC-Lösungen  enorm. Aus dem breiten Trend hin zu mehr Mobilität, zu Bildern, Videos und Apps folgern die PAC-/Berlecon-Analysten, dass der Bedarf an UCC-Lösungen tendenziell zunimmt. Die schwierige Aufgabe der technischen Entscheider in Unternehmen wird es mehr und mehr sein, die bestehende Vielfalt an Anwendungen und Endgeräten für effizientes Zusammenarbeiten sinnvoll zu bündeln. Nur so lassen sich klassische UCC-Ziele wie etwa der Ausbau des Kundenservices und einen insgesamt verbesserter Workflow erreichen.

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